Commençons par énoncer une évidence : une activité est… une activité, qu’elle soit numérique ou non. Cependant, la planifier en y intégrant une dimension numérique peut se révéler stressant pour qui a le sentiment d’être « technouille ».
C’est clairement un pas vers l’inconnu, qui peut sembler difficile à franchir quand on manque de temps ou de budget et qu’on ne sait pas quoi faire.
Voici quelques étapes pour vous aider à y voir plus clair.
Étape 1 : Fixez des objectifs
Cela peut sembler logique, mais définir les objectifs est essentiel pour savoir quel type d’activité vous allez mettre en place.
Désirez-vous…
. Attirer une nouvelle clientèle ?
. Promouvoir votre organisme ?
. Animer un nouveau lieu ?
Quels que soient vos objectifs, ils devront être clairs, quantitatifs et/ou qualitatifs pour que vous puissiez en mesurer les résultats à court, moyen et long terme. Il est recommandé de les écrire dans un document afin de ne pas laisser place aux malentendus.
Étape 2 : Ciblez votre public
On a souvent tendance à cibler « Le grand public ». Or, une activité numérique ne peut pas toujours viser la majorité de votre auditoire. Par exemple, il n’est pas recommandé de mettre un casque de réalité virtuelle à un enfant de moins de 13 ans. Plus vous ciblez, plus vous avez de chances d’attirer les bons participants. Partez de vos objectifs, la cible se dessinera d’elle-même.
Étape 3 : Déterminez vos besoins
Déterminez tous les besoins liés à la mise en place de l’activité. Si vous ne savez pas avec certitude ce dont vous pourriez avoir besoin ou quel type d’activité vous désirez faire, plusieurs options s’offrent à vous :
- Faites des recherches sur Google, documentez-vous sur la technologie que vous souhaitez déployer;
- Discutez avec des fournisseurs d’activités numériques, Fab Labs ou organismes culturels qui ont une programmation numérique dans votre région (des musées, bibliothèques, etc.);
- Posez des questions dans des groupes Facebook dédiés au numérique (par exemple, Les arts, la culture et le numérique);
- Parlez-en aux geeks de votre entourage.
La définition des besoins fera également apparaître des contraintes généralement liées aux ressources humaines et financières.
D’autres contraintes d’ordre technologie sont aussi à prévoir : une connexion Wi-Fi pas assez performante, le manque de formation numérique du personnel ou encore la nécessité d’acheter du nouveau matériel, par exemple.
Votre activité prendra forme une fois que vous aurez pris conscience de vos contraintes.
Étape 4 : Explorez vos options et prenez une décision
Rappelez-vous que les valeurs du numérique sont l’ouverture, la collaboration et le partage.
Votre organisation n’est pas la première à passer par cette étape. N’hésitez donc pas à discuter avec d’autres organismes qui ont travaillé sur le même type d’activité que vous désirez réaliser. Pour savoir à quoi vous attendre, apprenez-en plus sur les problèmes et difficultés qu’elles ont pu rencontrer.
Si votre activité implique de travailler avec une plateforme, testez-la avant de prendre votre décision.
Évaluez si vous pourrez animer votre activité sans la présence d’un fournisseur. On pense à tort que si l’on n’a pas toutes les compétences numériques pour animer une activité, il faut aller à l’externe. Or, une simple formation de vos médiateurs, par exemple, peut suffire. De plus, votre équipe développera de nouvelles compétences numériques, ce qui sera très valorisant et bénéfique pour votre organisation (sans compter les économies que vous réaliserez).
Étape 5 : N’oubliez pas la médiation
Ce n’est pas parce que votre activité est numérique que la présence d’un humain n’est plus nécessaire. Au contraire ! L’accompagnement de votre public devient essentiel car le numérique peut provoquer quelques appréhensions.
À cet effet, nous avons préparé à votre intention des fiches pratiques sur la médiation culturelle numérique. L’objectif est de vous donner les clés pour accompagner vos publics, de la conception de l’activité jusqu’à l’animation réalisée par le médiateur.
Étape 6 : Mesurez les impacts
Dans les précédentes étapes, vous avez défini votre activité numérique et déterminé des résultats quantifiables (Est-ce que le nombre de visiteurs correspond à vos prédictions ?) ou qualitatifs (Est-ce que le taux de satisfaction des participants est satisfaisant ?). À la fin du projet, vous constaterez ce qui a été accompli et verrez si cela correspond aux objectifs de départ.
Il est important de penser aux mesures d’impacts dès le début de la planification de l’activité. Selon vos objectifs, vous pouvez mettre en place des outils de mesure (sondage, livre d’or, etc.) ou utiliser ceux déjà à votre disposition (billetterie, site internet, médias sociaux, etc.). Demandez aux médiateurs de noter les réactions du public dans un fichier partagé (Google doc) pour enregistrer au fur et à mesure les réactions du public pendant et après l’activité.
Pour conclure, l’important est d’y aller par étapes. Planifiez une petite activité avant de vous lancer dans quelque chose d’important, susceptible de prendre du temps à mettre place, en plus de mobiliser beaucoup de ressources humaines et financières.
EXPÉRIMENTEZ. MESUREZ. ÉVALUEZ… Et tirez-en des apprentissages: c’est la clé de la réussite !